Verträge sind rechtliche Vereinbarungen mit Herstellern, Lieferanten oder Dienstleistern, die die Nutzung, Wartung oder Bereitstellung von Assets regeln. Dazu zählen beispielsweise Kauf-, Miet-, Wartungs- oder Serviceverträge.
Im Asset Management werden Verträge zentral erfasst und mit den zugehörigen Assets verknüpft, um Laufzeiten, Kosten, Leistungen und Kündigungsfristen transparent zu steuern. Ziel ist es, die wirtschaftliche und rechtssichere Verwaltung der Assets über ihren gesamten Lebenszyklus sicherzustellen.
Vertrag anlegen
- Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Financial Management”
- Klicken Sie anschließend im linken Menü auf den Unterpunkt “Verträge”
- Klicken Sie nun im oberen Menü auf “+ Erstellen”
Alle mit “*” gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder – die restlichen Felder sind optional.
- Abschnitt Allgemein
| Name | Name des Vertrags |
| Vertragsnummer | (Eindeutige) Kennung des Vertrags |
| Typ des Vertrags | Art des Vertrags (Nutzung / Zweck) |
| Status | Aktivitätsstatus des Vertrags |
| Übergeordneter Vertrag | übergeordneter Vertrag von dem dieser abhängig ist |
| Interner Ansprechpartner | interner Ansprechpartner |
| Vertragspartner | Partner, mit dem Vertrag abgeschlossen wurde |
| Externer Ansprechpartner | externer Ansprechpartner |
| Gültig von | Datum, ab dem der Vertrag gilt |
| Gültig bis | Datum, ab dem der Vertrag erlischt |
| Verbundene Assets | Auflistung von Assets, die dem Vertrag zugehörig sind |
| Beschreibung | Platzhalter für Nutzungsvermerke, Zusatzinformationen o.ä. |
Wenn alle gewünschten Eingaben getätigt wurden, im oberen Menü auf “+ Hinzufügen” klicken, um den Vertrag zu speichern. Anschließend ist dieser unter “Module -> Financial Management -> Verträge” verfügbar und kann eingesehen, geändert oder gelöscht werden.
Vertrag einsehen / ändern / löschen
- Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Financial Management”
- Klicken Sie anschließend im linken Menü auf den Unterpunkt “Verträge”
- Klicken Sie den gewünschten Vertrag an, um diesen auszuwählen
- Ein Doppelklick oder ein Klick auf eines der Icons links von der ersten Spalte öffnet den Vertrag zur Einsicht und Änderung
Einsehen
Die Navigation endet in der Vertragsansicht, von welcher aus der Vertrag direkt eingesehen, geändert oder gelöscht werden kann.
Ändern
Die gewünschten Änderungen im Formular vornehmen und abschließend im oberen Menü auf “Speichern” klicken.
Löschen
Im oberen Menü auf “Löschen” klicken und den Folgedialog mit “Ja” bestätigen.
Einem Vertrag Dokumente / Vertragspositionen hinzufügen
- Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Financial Mangement”
- Klicken Sie anschließend im linken Menü auf den Unterpunkt “Verträge”
- Klicken Sie den gewünschten Vertrag an, um diesen auszuwählen
- Ein Doppelklick oder ein Klick auf eines der Icons links von der ersten Spalte öffnet den Vertrag zur Einsicht und Änderung
Dokumente hinzufügen
- Im oberen zweiten Menü auf “Vertragsdokumente” klicken
- Anschließend Dateien in die angegebene Zielfläche “Dateien hier ablegen” ziehen oder über das erste Icon von links unterhalb der oberen Menüs einen Upload-Dialog starten
Sollen Dateien in (Unter-)Verzeichnissen organisiert werden, so müssen diese Verzeichnisse erst über das zweite Icon von links unterhalb der oberen Menüs erstellt und anschließend in diese mittels eines Klicks navigiert werden
Dokumente entfernen
Dokumente können gelöscht werden, in dem durch ein Klick auf die drei horizontalen Punkte “Datensatz entfernen” geklickt und abschließend der Folgedialog mit “Ja” bestätigt wird.
Vertragspositionen einsehen
Um eine Liste aller zu einem Vertrag gehörigen Vertragspositionen zu sehen, im oberen zweiten Menü auf “Vertragspositionen” klicken