Schlüsselverwaltung

Verwalten Sie Ihre Schlüsselausgaben zentral an einem Ort und nutzen Sie den workflowbasierten Prozess, um Rückgaben zu dokumentieren.

Schlüssel erstellen

Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Enterprise Asset Management”
Klicken Sie anschließend im linken Menü auf den Unterpunkt “Assets”
Klicken Sie nun im oberen Menü auf “+ Erstellen”

Die Felder “Name” und “Typ” sind Pflichtfelder, die restlichen Eingabefelder sind optional und dienen der näheren Beschreibung, wenn gewünscht / erforderlich.

Name	Die Schlüsselnummer des Schlüssels
Typ	Option “Schlüssel” auswählen, um diesen Eintrag im Modul “Schlüsselverwaltung” verfügbar zu machen
Asset-Modell	Spezifischere Typisierung des Schlüssels
Seriennummer	Individuelle Seriennummer des Schlüssels
Besitzer	Zugewiesener Eigentümer des Schlüssels
Kunde	Zum Schlüssel zugehöriger Kunde
Standort	Standort, zu dem der Schlüssel gehört
Inventar-Nummer	Nummer des (übergeordneten) Inventars, zu dem der Schlüssel gehört
Externe Id	Weitere Kennung, mittels der der Schlüssel anderweitig zugeordnet wird
Menge	Anzahl Schlüssel gleicher Art
Bild	Bild, um den Schlüssel visuell identifzieren zu können
Beschreibung	Platzhalter für Nutzungsvermerke, Zusatzinformationen o.ä.

Wenn alle gewünschten Eingaben getätigt wurden, im oberen Menü auf “+ Hinzufügen” klicken, um den Schlüssel zu speichern. Anschließend ist dieser unter “Module -> Enterprise Asset Management -> Assets” verfügbar und kann eingesehen, geändert oder gelöscht werden.

Schlüssel einsehen / ändern / löschen

Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Enterprise Asset Management”
Klicken Sie anschließend im linken Menü auf den Unterpunkt “Assets”
Klicken Sie den gewünschten Schlüssel an, um diesen auszuwählen
Ein Doppelklick oder ein Klick auf eines der Icons links von der ersten Spalte öffnet den Schlüssel zur Einsicht und Änderung

Einsehen

Die Navigation endet in der Schlüsselansicht, von welcher aus der Schlüssel direkt eingesehen, geändert oder gelöscht werden kann.

Ändern

Die gewünschten Änderungen im Formular vornehmen und abschließend im oberen Menü auf “Speichern” klicken.

Löschen

Im oberen Menü auf “Löschen” klicken und den Folgedialog mit “Ja” bestätigen.

Nur Schlüssel in den Assets anzeigen

Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Enterprise Asset Management”
Klicken Sie anschließend im linken Menü auf den Unterpunkt “Assets”
Klicken Sie nun auf die Spalte “Typ”
Klicken Sie das Filter-Symbol (Trichter)
Im zweiten, oberen Menü auf das “Typ”-Auswahlmenü klicken
Im letzten, freien Feld “Schlüssel” auswählen
Ein Klick auf das Icon mit dem Filter-Symbol und “x” löscht den Filter und zeigt wieder alle Assets an

Schlüssel ausgeben

Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Schlüsselverwaltung”
Klicken Sie anschließend auf den Untermenüpunkt “Schlüsselausgabe”
Klicken Sie danach im oberen Menü auf “+ Erstellen”

Schlüsselbezeichnung	Name, unter dem der Schlüssel im Kalender angezeigt wird
Schlüsselnummer	Nummer des Schlüssels (entspricht “Name” des Assets im Enterprise Asset Management)
Ausgabeanzahl	Anzahl der auszugebenden Schlüssel
Ausgegeben am	Datum der Ausgabe (in der Regel “heute”)
Rückgabefrist am	Datum und Uhrzeit der vereinbarten Rückgabe
Bemerkung	Vereinbarungen zur Ausgabe / Rückgabe, Notizen, o.ä.

Abschließend im oberen Menü auf “+ Hinzufügen” klicken und in der unteren Maske die Ausgabe gegenzeichnen:

Ausgabe an	Die Person, an die die Ausgabe erfolgt
Hiermit bestätige ich den Erhalt der Schlüssel.*	Mit der Maus eine Unterschrift setzen und diese mit “Wiederholen” erneut tätigen oder mit “Bestätigen” abspeichern
Ausgegeben von	Die Person, die die Ausgabe durchführt
Hiermit bestätige ich die Übergabe der Schlüssel.*	Mit der Maus eine Unterschrift setzen und diese mit “Wiederholen” erneut tätigen oder mit “Bestätigen” abspeichern

Abschließend im oberen Menü auf “Speichern” klicken.
Wichtig: Das separate Bestätigen beider Personen ist notwendig, um die Ausgabe zu speichern!

Schlüssel zurückgeben

Klicken Sie im linken Menü unter “Module” auf “Schlüsselverwaltung”
Klicken Sie anschließend auf den Untermenüpunkt “Schlüsselausgabe”
Klicken Sie danach in der Liste der Ausgaben auf die gewünschte Ausgabe und öffnen diese
Klicken Sie im oberen, zweiten Menü auf “Rückgabe”

Rückgabe erfolgte am	Das Datum, an dem die Rückgabe erfolgt
Rückgabe erfolgte von	Die Person, die die Schlüssel zurückgibt
Hiermit bestätige ich die Rückgabe der Schlüssel.*	Mit der Maus eine Unterschrift setzen und diese mit “Wiederholen” erneut tätigen oder mit “Bestätigen” abspeichern
Rückgabe erfolgte an	Die Person, die die Schlüssel entgegennimmt
Hiermit bestätige ich den Erhalt der Schlüssel.*	Mit der Maus eine Unterschrift setzen und diese mit “Wiederholen” erneut tätigen oder mit “Bestätigen” abspeichern